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Juil

Gestion du planning

Vous êtes titulaire, et votre pharmacie compte plus de 3 personnes ? Vous avez sans doute déjà une méthodologie pour organiser l’emploi du temps de chacun à l’officine. Est-elle optimisée ? La gestion du planning est une tâche importante à ne pas négliger. D’une part, elle permet de mieux s’organiser au quotidien, de gérer l’absence des salariés et d’autre part, il est primordial d’accorder dans la limite du raisonnable les congés désirés par vos salariés et de coordonner les départs en vacances de chacun. Nous vous donnons quelques conseils pour une optimisation du planning de vos salariés et pour aller au-delà.

Avoir un outil de planning adapté à vos besoins

Pour obtenir un planning optimisé, le titulaire doit établir un emploi du temps en déterminant les jours ou les tranches horaires qui nécessitent le plus de salariés, et répertorier les absences de chacun. Si vous êtes à l’ancienne méthode papier, crayon ou fichier Excel remplacez-les par un vrai logiciel de planification. Vous allez vraiment gagner du temps, de l’efficacité et utiliser ce gain de temps pour des tâches avec une vraie valeur ajoutée.

Il existe différentes solutions informatiques spécialisées dans la gestion du temps de travail qui comportent des fonctionnalités telles que : l‘affichage par salarié du planning quotidien, hebdomadaire ou mensuel, des droits d’accès différents selon la hiérarchie, la réservation des congés et la visualisation des absences.

Pourquoi ne pas intégrer les tâches, planning ?

Très bien, vous savez désormais qui est présent et quand. Pourquoi ne pas en profiter pour intégrer les tâches de chacun pour une meilleure organisation. Un emploi du temps bien conçu permet d’optimiser la productivité des équipes et c’est donc bien un point stratégique de la pharmacie. Avec la visualisation des tâches chacun sait mieux ce qu’il doit faire et quand. Et vous, vous pouvez également mieux remplacer les personnes en fonction des tâches qui ne pourront pas être effectuées liées à l’absence d’un salarié.

Anticiper, anticiper et … anticiper

Pour ne pas être pris au dépourvu le meilleur conseil que l’on puisse vous donner est d’anticiper. Demandez à vos salariés de se projeter sur l’année et de ne pas poser leurs congés au dernier moment. Proposez-leur tout de même de garder des jours pour les imprévus : enfant malade, impératif familial, santé, grève de l’école….

Remplacer si nécessaire

Enfin, s’il ne vous est pas possible de faire un roulement avec les salariés que vous avez, pensez au remplacement avec un recours au CDD. Quelques règles bien connues sont tout de même à respecter.

Le CDD pour remplacement d’un salarié absent est obligatoirement un contrat écrit. Le titulaire doit indiquer dans le contrat de travail le motif précis du recours au CDD : le remplacement d’un salarié absent et la cause de son absence (maladie, congés payés, etc.).

Ce contrat, conclu pour remplacer un salarié absent, peut débuter avant son départ. Le délai entre le début du CDD et le départ du salarié doit être raisonnable. Il doit correspondre au délai pour transmettre les informations au remplaçant sur le poste de travail, prendre connaissance des conditions de travail, poser toutes les questions qui lui semblent importantes au salarié sur le départ.

Pour un recrutement efficace, lire aussi notre article « Comment bien préparer son recrutement en officine ? »